OFFICE ADMINISTRATION: Kegiatan observasi kearsipan

TUGAS MANAJEMEN DOKUMENTASI

LAPORAN KEARSIPAN

DI KANTOR KECAMATAN GIRIMARTO SIDOHARJO

Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah

Kearsipan semester 1pada Pendidikan Administrasi

Angakatan 2015 / 2016

1. Deti Indriani

2. Nina Fitriyana

3. Lianova Elyza

4. Suci Sri Kuntari

JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

IPMI KUSUMA BANGSA

SURAKARTA

2015

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan hasil observasi “Kearsipan di Kantor Kecamatan Girimarto Sidoharjo”.Hasil observasi ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Kearsipan yang diampu oleh Ibu Dilla Octavianingrum, S.Pd.

Kami mengucapkan terimakasih pada berbagai pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik.

Akhirnya kami menyadari, bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna.Sehingga, penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca.Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dapat memberikan pengetahuan yang lebih nyata terhadap peningkatan kemajuan pendidikan di Indonesia.

Penulis

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG PENTINGNYA KEARSIPAN

Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya. Dan pada suatu saat kita akan membutuhkannya, kita akan dibuat kalang kabut. Untuk itu betapa pentingnya kita mengarsipkan segala sesuatu yang kita anggap penting.Teknologi modern telah menciptakan berbagai perangkat dan sistem yang besar sekali manfaatnya terhadap kearsipan.

Keberadaan arsip dalam suatu organisai, sering dikatakan sebagai salah satu indicator baik buruknya manajemen organisasi. Tuntutan akan terwujudnya Good Government dan Clean Government, yang berlandaskan prinsip-prinsip kepastian hukum, keterbukaan, akuntabilitas dan profesionalisme, mensyaratkan adanya suatu perubahan manajemen pemerintah.

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.

B. RUMUSAN MASALAH

Penyimpanan arsip dalam suatu instansi seharusnya merupakan hal yang paling diperhatikan tetapi pada kenyataannya banyak sekali instansi yang kurang memperhatikan penyimpanan arsip tersebut sehingga ketika ada dokumen yang diperlukan, mereka akan susah dalam pencariannya.

Oleh karena itu, dalam suatu instansi perlu memperhatikan berbagai hal yang berkaitan dengan keadaan kantor tersebut. Hal-hal yang perlu dipahami dan ditelusuri antara lain sebagai berikut :

1. Apakah ada pegawai khusus kearsipan / arsiparis di instansi tersebut?

2. Apakah ada tempat penympanan arsip tersendiri ?

3. Bagaimana kondisi ruangan penyimpanan arsip ?

4. Bagaimana cara penyimpanan arsipnya ?

5. Apakah peralatan kearsipan sudah layak ?

6. Kapan penyusutan kearsipan dilakukan ?

7. Bagaimana keamanan arsip-arsip tersebut ?

8. Apakah harapan ke depan untuk pengarsipan di instansi ini?

9. Bagaimana perhatian terhadap kearsipan?

10. Seberapa sering arsip-arsip ini dibutuhkan?

Apabila setiap instansi memperhatikan dengan benar mengenai kegiatan pengarsipan, makaakan berjalan dengan baik dan para pegawai nya pun tidak akan merasa kesulitan dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan.

C. TUJUAN OBSERVASI

Observasi yang kami lakukan terhadap pengarsipan di kantor Kecamatan Girimarto Sidoharjomempunyai banyak tujuan yang antara lain :

a. Mengetahui pegawai yang mengurus kearsipan di kantor tersebut.

b. Mengetahui tempat, kondisi ruangan, peralatan penyimpanan arsip.

c. Mengetahui bagaimana cara penyimpanan arsipnya dan cara menjaga keamanan arsipnya.

d. Mengetahui tentang penyusutan arsip yang dilakukan di kantor tersebut.

e. Mengetahui tentang perhatian pegawai terhadap arsip yang ada di kantor tersebut.

f. Mengetahui seberapa sering arsip tersebut dibutuhkan.

g. Menambah wawasan tentang bagaimana seharusnya kearsipan itu.

PEMBAHASAN

A. PENENTUAN SAMPEL

Girimarto adalah kecamatan di Kota Sidoharjo yang terletak di bagian utara.Wilayah kecamatan ini berbukit-bukit.Sidoharjo terletak di kecamatan ini. Kecamatan Girimarto adalah tempat berlokasinya penduduk para petani dengan daerah yang masih alami, karena daerah ini belum terkena pencemaran udara, di daerah ini banyak dijumpai pembuatan keripik tempe.

Kami memilih kantor atau instansi ini karena kami lihat kantor ini mempunyai banyak arsip mengenai masalah kependudukan dan lain sebagainya sehingga kami tertarik untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang kearsipan pada khususnya dan tentang keadaan kantor pada umumnya, selain itu para pegawai yang bekerja di kantor Kecamatan Girimarto ini terkenal sangat ramah dalam memberikan pelayanan. Sebelum kami memaparkan hasil observasi terlebih dahulu kami uraikan tentang potensi wilayah Kecamatan Girimarto.

Potensi Wilayah :
Alamat                        : Jl. Sinuwun, Girimarto, Kode Pos 57683
Luas                            : 6.236,68 Ha
Desa/kelurahan            : 14
Daftar kelurahan di Girimarto

    * Kelurahan Waleng
    * Kelurahan Doho
    * Kelurahan Sidokarto
    * Kelurahan Girimarto
    * Kelurahan Jendi
    * Kelurahan Nungkulan
    * Kelurahan Gemawang
    * Kelurahan Tambak Merang
    * Kelurahan Jatirejo
    * Kelurahan Giriwarno
    * Kelurahan Selorejo
    * Kelurahan Semagarduwur
    * Kelurahan Sanan
    * Kelurahan Bubakan

B. HASIL OBSERVASI

Kantor Kecamatan Girimarto merupakan kantor kecamatan yang cukup besar karena membawahi 14 kelurahan. Kantor ini mengurusi banyak surat keluar masuk setiap harinya. Surat yang keluar masuk itu antara lain seperti seperti surat perpindahan warga, surat KK, akta tanah, dan lain sebagainya. Kantor Kecamatan Girimarto jarang sekali mengeluarkan surat, mereka hanya mengesahkan surat-surat yang dikeluarkan dari kelurahan.

1. Keadaan Pengurus Arsip / Arsiparis

Untuk menangani masalah kearsipan di Kantor Kecamatan Girimarto, ada petugas kearsipan khusus yaitu Ibu Suyati dan Bapak Galuh Rustoko. Setiap bagian mempunyai arsip-arsip tersendiri, namun semua arsip tersebut tidak diolah oleh setiap bagian itu sendiri, melainkan arsip tersebut juga diurus oleh petugas di bidang kearsipan itu sendiri.

2. Tempat Penyimpanan Arsip

Di Kantor Kecamatan Girimarto ini terdapat tempat khusus penyimpanan arsip tersendiri, kita akan menjumpai almari kaca yang berisi banyak arsip-arsip mengenai masalah kependudukan maupun kepemerintahan. Selain itu juga banyak tempat-tempat untuk menyusun arsip yang penting.

3. Kondisi Ruangan Pengarsipan

Di Kantor Kecamatan Girimarto untuk penyimpanan arsip-arsip ditempatkan di ruangan tersendiri. Kondisi di ruangan arsip memang terlihat rapi walaupun sedikit tidak teratur karena banyak tempat penomoran surat yang terlepas dan tidak dikembalikan seperti semula.

4. Cara Penyimpanan Arsip

Di Kantor Kecamatan Girimarto ini ada cara atau sistem pengarsipan yaitu dengan menggunakan sistem gabungan nomor surat dan kronologis. Bentuk penomoran dalam arsip suratnya yaitu 0-100, 100-200, 300-400, dst.

Sebelum arsip tersebut disimpan harus diproses terlebih dahulu, yaitu apabila surat itu datang maka yang berhak untuk mengolahnya terlebih dahulu adalah bagian kearsipan, kemudian di beri kendali lalu didisposisikan lalu diberikan kepada pimpinan untuk didisposisikan kembali, setelah itu diberikan kepada sekretaris camat untuk di bagikan kepada seluruh pegawai, setelah seluruh pegawai mengetahuinya maka surat tersebut diberikan kepada bagian kearsipan untuk diarsip menurut sistem yang digunakan di Kantor Kecamatan Girimarto ini.

5. Peralatan atau Perkakas Penyimpanan Arsip

Peralatan untuk menyimpan arsip di kantor ini cukup memadai tetapi masih sangat sederhana karena hanya terdapat almari arsip, filling cabinet. penyimpanan arsip yang cukup banyak jumlahnya dan arsip-arsip yang tersimpan di lemari-lemari itu cukup rapi tertata. Namun menurut petugas kantor itu, jumlah peralatan penyimpanan arsip masih kurang untuk menampung arsip yang ada. Karena memang setiap hari ada penambahan arsip dari masing-masing bagian.Hal ini memang terlihat pada masih banyaknya arsip yang hanya tersimpan di dalam kardus.

6. Penyusutan Kearsipan

Di Kantor Kecamatan Girimarto ini penyusutan arsip tidak dilakukan dalam suatu periode tertentu, karena jenis arsip itu berbeda-beda dalam masa manfaatnya. Di Kantor Kecamatan Girimarto ini, arsipnya terbagi menjadi 2 yaitu :

1. Arsip Aktif : Arsip yang masih digunakan antara waktu 0-5 tahun.

2. Arsip Pasif : Arsip yang masih digunakan dalam waktu lebih dari 5 tahun.

Apabila suatu arsip sudah tidak digunakan, maka arsip tersebut tidak langsung dimusnahkan ataupun langsung dimasukkan ke gudang, tetapi surat tersebut di beri berita acara SKPD lalu dikirim ke arsip daerah kabupaten.

7. Keamanan Arsip

Arsip merupakan hal yang penting, jadi diperlukan keamanan agar arsip-arsip tidak hilang.Pegawai di Kantor Kecamatan Jebres ini memang memperhatikan dengan betul keamanan arsip-arsip yang ada.

Untuk arsip di kantor inijelas terjamin keamanannya, apabila ada surat yang hilang maka solusinya mencai informasi dari mana dan kapan surat itu diperoleh.

8. Seberapa sering arsip-arsip ini dibutuhkan

Mengenai arsip yang telah disimpan tidak bisa diprediksikapan dibutuhkan dan dikeluarkan untuk suatu keperluan. Selama tahapan permintaan belum dicukupi maka arsip masih dibutuhkan.Misalnya apabila ada dari salah seorang penduduk membutuhkan data mengenai seseorang yang jelas keperluannya maka pegawai kearsipan akan membantu mencarikan data yang diperlukan.

9. Perhatian terhadap kearsipan

Kearsipan merupakan hal yang cukup diperhatikan di instansi ini. Sehingga ada arsiparis khusus yang mengaturnya walaupun kerjanya belum maksimal.Sehingga diharapkan para arsiparis lebih bertanggung jawab.Arsip-arsip ditempatkan pada filling cabinet dan perkakas lain sebaginya yang ditempatkan di almari yang terkunci sehingga benar-benar terjaga keamanannya.

10. Apakah harapan ke depan untuk pengarsipan di instansi ini

Harapan para pegawai kantor Kecamatan Girimarto ini, kearsipan di instansi ini menjadi lebih baik dengan perkakas penyimpanan yang lebih baik. Karena menurut petugas di kantor kecamatan itu, masih membutuhkan perkakas lain sebagai tempat penyimpanan berkas.

Selain itu pegawai di bagian kearsipan juga dirasa masih kurang, karena apabila pegawai tersebut tidak hadir karena ada halangan maka bagian kearsipan tidak ada yang menangani.Jadi diperlukan pegawai kearsipan tambahan dan juga tempat-tempat kearsipan untuk menjalankan kerapihan dari arsip itu sendiri.

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip pasif meliputi tahapantahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal.

Mengenai masalah kearsipan di Kantor Kecamatan Girimarto merupakan hal yang penting dan diperhatikan. Dengan adanya arsiparis di kantor ini menunjukkan bahwa masalah pengurusan arsip sudah ada petugasnya sendiri. Namun, walaupun sudah rapi, penataan arsip masihkurang serta kinerja petugas arsiparis tidak berjalan dengan baik. Mengenai masalah perkakasnya juga masih kurang memadai.

B. SARAN

Sebaiknya penataan arsip ditata lebih baik dan di koordinasikan secara lebih teratur. Sebaiknya tidak ada arsip atau berkas yang berserakan diatas meja, karena hal seperti ini masih banyak terlihat di kantor Kecamatan Jebres Surakarta.

Selain itu Arsiparis (orang yang bertugas untuk mengelola arsip) harus memiliki kriteria, antara lain:harus cakap dan cerdas, harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran, harus teliti dan ulet, harus sabar, harus memilki kepribadian dan sopan, harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah.

LAMPIRAN FOTO