SEKRETARIS

SEKRETARIS

             A. Arti Sekretaris dan Kesekretariatan

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif

Kesekretariatan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

“sekretaris” dan “penulis” 

—  Penulis = orang yang tugas pekerjaan menulis atau kecakapan kerja tulis menulis termasuk orang yang mempunyai kecakapan menulis”.

àdapat dikatakan -- penulis : sekretaris, tapi penggunaannya masih terbatas. Contoh : dalam suatu kepanitiaan, organisasi ke-OR-an, koperasi, dll dapat digunakan , silih berganti penulis = sekretaris.

            B. Kedudukan dan Peran Sekretaris

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

            C. uang Lingkup Sekretaris

             1.  Ruang Lingkup

Ø  Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.

Ø  Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.

Ø  Menyelenggarakan rapat-rapat.

Ø  Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

1. Menerima tamu
2. Menerima telepon
3. Mengambil dikte dan melatinkan
4. Menyimpan surat

  Tugas Administratif Kesekretariatan

             a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.

             b.Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi

           c. Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran       

           Fungsi manajemen (POAC)

a.    Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen.

b.    Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.

c.    Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan.

d.   Sebagai pusat dokumentasi.

      D. Tugas-tugas Sekretaris

     Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu :

a.       Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah.

1.      Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan

2.      Menerima dikte

3.      Menerima tamu.

b.      Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesainnya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.

1.    Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

2.    Menyusun surat rahasia (confidential).

3.    Menyusun acara pertemuan bisnis.

4.      Pembelian kado atau cindera mata.

c.       Tugas-tugas Istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan

1.    Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

2.    Penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

3.    Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

4.    Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau ansuransi dari suatu badan atau instansi.

5.    Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

6.    Menghadiri rapat-rapat dinas.

7.    Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

d.      Tugas-tugas Resepsionis

1.      Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2.      Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3.      Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4.      Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

e.       Tugas Keuangan

1.      Mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

2.      Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank (penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank).

3.      Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

f.       Tugas Sosial

1.    Mengurusi Rumah tangga kantor.

2.    Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

g.      Tugas Insidental

merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris:

            1.    Menyiapkan agenda rapat, laporan, pidato.

2.    Membuat ikhtisar dari berita dan karangan dalam surat kabar, majalah, brosur,  dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. 

3.    Mengoreksi bahan cetakan (brosur, und, formulir & daftar yg dikonsep oleh perusahaan.

            4.    Mewakili pimp dlm berbagai resepsi/pertmuan.

h.      Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting

1.      Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

2.      Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.