korespondensi

PENGERTIAN KORESPONDENSI, SURAT, FUNGSI SURAT, CIRI-CIRI SURAT & PEMBAGIAN SURAT

1.    Pengertian Korespondensi

     Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

2.    Pengertian Surat

     Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

3.    Fungsi Surat:

1.    Surat sebagai penyampai pesan.

2.    Surat sebagai wakil.

3.    Surat sebagai bukti tertulis.

4.    Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.

5.    Alat untuk mengingat.

6.    Dokumen historis dari suatu kegiatan.

7.    Keterangan keamanan.

4.    Ciri-ciri Surat:

1.    Surat adalah pesan tertulis.

2.    Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.

3.    Surat memiliki bagian-bagian yang standar.

4.    Surat memiliki bentuk yang standar.

5.    Surat memiliki satu pesan inti.

6.    Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.  

1. Penggolongan surat menurut isinya

a. Surat dinas pemerintahan
Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contohnya Surat Keputusan, nota dinas, surat perintah dll.

b. Surat bisnis
Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan kegiatan transaksi bisnis. Contoh surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan, dsb.

c. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya TIDAK BERKAITAN LANGSUNG dengan urusan bisnis. Surat sosial berfungsi membangun citra nama baik antar sesama partner. Contohnya Surat ucapan terima kasih, surat ucapan duka cita, surat undangan, surat dsb.

d. Surat legal
Surat legal adalah surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat ini bisa berkaitan dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contohnya s. perjanjian, s. kuasa, s. wasiat, s. tugas, dan berita acara.

e. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan pribadi dan bukan untuk kepentingan organisasi atau urusan resmi

2. Penggolongan surat menurut tujuan
secara garis besar surat dibagi menjadi 2 jenis tujuan yaitu s. informatif dan s. persuasif.

3. Penggolongan surat menurut wujudnya
Dalam wujudnya kita mengenal s. bersampul, kartu pos, warkat, telegram, e-mail, dsb.

4. Penggolongan surat menurut besarnya audien (orang yang dituju)
a. Satu orang
Contohnya S. Panggilan Kerja, S. Tagihan, S. Peringatan
b. Sekelompok orang
Contohnya S. Edaran, memo
c. Banyak orang
Contohnya S. Pengumuman, S. Semberitahuan,

5. Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaian
Menurut urgensinya, surat bisa dibagi menjadi
a. Sangat penting (harus segera ditindaklanjuti)
b. Penting (perlu ditindaklanjuti)
c. Biasa

6. Penggolongan surat menurut kerahasiannya
Menurut kerahasiannya, surat bisa digolongkan menjadi
a. sangat rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui adanya surat)
b. Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi suratt)
c. Konfidensial (hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi surat
d. Surat biasa