Etika kerja yang baik

 ETIKA KERJA DAN KOMUNIKASI SEORANG SEKRETARIS

1.      PENAMPILAN KERJA

A.    Penampilan Prima

Penampilan yang menarik mencerminkan kepribadian seseorang. Penampilan prima merupakan penampilan diri yang baik dan menarik, tidak hanya didukung oleh penampilan luar saja, tapi juga harus didukung spirit yang muncul dari dalam ( inner beauty ). Jadi, untuk menjadi seseorang yang menarik tidak harus cantik atau tampan.

Penampilan diri, sering juga dikenal dengan istilah “ grooming “. Kata Grooming berasal dari bahasa inggris, yang berarti perawatan atau pemeliharaan. Sedangkan penampilan adalah citra diri yang terpancar dari diri seseorang yang dapat dilihat dari penampilan secara keseluruhan. Berdasarkan pengertian keduanya grooming dalam penampilan diri mengandung arti perawatan atau pemeliharaan yang harus dilakukan seseorang untuk mempunyai penampilan diri yang terbaik sehingga citra diri seseorang terlihat sangat menarik siapa saja yang melihatnya.Penampilan prima akan menumbuhkan rasa percay diri, khususnya saat berhadapan dengan orang lain. Faktor – faktor yang harus diperhatikan dalam penampilan agar tetap terlihat segar :

1.      Kesehatan Tubuh

Tiga hal yang harus diperhatikan dalam menjaga kesehatan tubuh, yaitu :

a.       Makanan bergizi

Tubuh yang sehat dan bugar diperoleh melalui makanan yang dikonsumsi sehari-hari. Makanlah makanan sesuai standar gizi yang dibutuhkan tubuh. Makanan bergizi tidak harus mahal, namun cukup untuk memenuhi standar gizi yang diperlukan.

b.      Olahraga

Olahraga dapat menyehatkan jasmani secara total, otot-otot menjadi lentur, pembuluh dan aliran darah mengalir dengan baik, pernapasan menjadi baik, dan wajah tidak tampak kuyu atau lesu. Jika berolahraga secara teratur, otomatis akan tampil lebih ceria karena tidak ada yang dikeluhkan dan tidak ada rasa sakit dalam tubuh. Sebaliknya, bils bagian tubuh anda ada yang sakit, hal itu akan menganggu konsentrasi dalam bekerja. Jenis olahraga yang dilakukan dapat dipilh sesuai dengan kemampuan dan kecocokan, tidak perlu dengan biaya mahal.

c.       Istirahat yang cukup

Meskipun aktivitas tinggi, harus tetap meluangkan waktu untuk istirahat. Tubuh ibarat mesin, tidak dapat digunakan secara terus-menerus dalam waktu yang lama. Tubuh perlu istirahat agar dapat berfungsi terus dengan baik. Tidur yang cukup membuat tubuh kembali bugar keesokan harinya. Lama tidur yang baik adalah 7 sampai 8 jam setiap harinya.

2.      Perawatan anggota tubuh

Perawatan tubuh sebailknya dilakukan secara menyeluruh, mulai dari ujung rambut sampai ujung kaki. Perawatan anggota tubuh meliputi perawatan-perawatan berikut :

a.       Perawatan rambut

Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Tatalah rambut sesuai dnegan bentuk wajah dan karakter rambut. Rambut yang sehat akan tampak alami, bersih berkilau, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu. Cuci/keramas rambut minimal 2 hari sekali, atau setiap hari jika memang perlu.

b.      Perawatan wajah

Wajah adalah focus utama penampilan, terutama pada wanita. Sebaiknya gunakan tat arias yang wajar dan tidak berlebihan. Beberapa alat yang digunakan merias wajah, antara lain alas bedak ( foundation ), pemulas mata ( eye shadow ), mascara, bedak, dan lipstick. Jika terkena sinar matahari langsung, gunakan krim pelembab dan tabir surya.

c.       Perawatan tangan dan kaki

Kebersihan dan keindahan tangan dan kaki perlu diperhatikan. Kulit tangan dan kaki yang kering akan memberikan kesan lebih tua dan tidak segar. Gunakan hand and body lotion untuk melembabkan kulit tangan dan kaki. Jari-jari tangan dan kaki juga perlu dirawat, yaitu dengan memotong dan membersihkan kuku secara teratur. Memelihara kuku yang terlalu panjang sangat tidak dianjurkan, karena dapat menganggu ketika bekerja, seperti mengetik. Khusus bagi wanita, diperkenankan mengecat dan memelihara kuku yang serasi dengan warna kulit dan mengecat kuku yang serasi dengan warna kulit dan busana yang dikenakan.

d.      Napas dan bau badan

Untuk menghindari bau napas tak sedap, dapat dilakukan dengan menyikat gigi secara teratur, terutama setelah makan dan sebelum tidur, serta mengurangi makanan yang menimbulkan bau mulut. Bila masih bermasalah, hendaknya memeriksakan diri ke dokter gigi dan mulut. Bau badan biasanya tidak disadari oleh yang bersangkutan, tetapi orang yang berada di dekatnya akan merasa tidak nyaman. Oleh karena itu, rawatlah tubuh agar bersih, sehat, dan segar dengan mandi rutin dan menggunakan parfum sewajarnya.

B.     Standar Penampilan

Penampilan antara karyawan dan karyawati tentunya berbeda. Hal-hal yang perlu diperhatikan tenaga pelayan dan karyawan agar dapat berpenampilan serasi sesuai dengan profesinya adalah sebagai berikut :

1.    Karyawan

a.       Rambut dipotong rapi, tidak menutupi telinga.

b.      Kuku tidak panjang, apalagi sampai hitam.

c.       Tidak merokok saat melayani pelanggan.

d.      Badan selalu tampak bersih, tidak dekil.

2.    Karyawati

1.    Rambut dipotong rapi, diikat atau disanggul bagi yang panjang.

2.    Tidak berlebihan dalam menggunakan perhiasan maupun accesoris.

3.    Menggunakan riasan yang sederhana.

4.    Memakai parfum sewajarnya.

5.    Aurat terjaga

Adapun hal-hal yang harus dihindari dalam berpenampilan kerja :

1)      Kancing baju terlepas.

2)      Urakan.

3)      Saku penuh.

4)      Accesoris berlebihan.

5)      Lengan baju tergulung.

C.     Berbusana Serasi dan Tepat

Cara berbusana yang baik merupakan cirri khusus yang menunjukkan kepribadian seseorang. Kegunaan busana, antara lain :

1.         Sebagai sarana penunjang penampilan.

2.         Pelindung badan dari cuaca dingin atau panas.

3.         Menyembunyikan bagian tubuh yang kurang bail dan menonjolkan bagian tubuh yang bagus.

4.         Menutupi bentuk tubuh yang kurang porposional.

Pemilihan model dan warna busana harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam berbusna serasi dan tepat antara lain sebagai berikut :

1.      Serasi, baik warna maupun bentuk hendaknya sesuai dengan warna kulit dan bentuk tubuh.

2.      Sederhana, tidak perlu mewah atau mahal.

3.      Kancing baju hrus lengkap, juga sabuk/ikat pinggang perlu diperhatikan.

4.      Periksalah kesempurnaan berbusana, kerah baju terkadang terlipat ke dalam, atau ada kancing yang belum terpasang.

5.      Sepatu hendaknya disesuaikan dengan busana yang dipakai.

Dalam berbusana serasi dan tepat, harus diperhatikan situasi dan kondisi lingkungan sekitar, sehingga tidak terjadi salah kostum. Tata cara berbusana serasi dan tepat dapat dibagi menjadi 3 golongan, yaitu :

1.      Busana santai, merupakan pakaian santai yang digunakan sehari-hari, yang tidak terikat oleh peraturan-peraturan tertentu.

2.      Busana resmi menurut tata cara berbusana internasional.

a.       Pakaian lengkap, pada waktu upacara kenegaraan sebaiknya berpakaian lengkap, kecuali jika pada kartu undangan tertulis “dress code”. Pakaian lengkap terdiri atss pantaloon, jas, dan dasi.padapagi hari hendaknya tidak memakai warna hitam, tetapi warna cerah (light colour).

b.      Pakaian resmi

Pakaian resmi dikenal “black tie” terdiri dari jas, celana hitam, kemeja putih, dasi kupu-kupu hitam, kaos kaki hitam dan sepatu hitam. Di Indonesia, masalah pakaian resmi sangan fleksibel dan luwes, sehingga tidak harus mengenakan jas secara resmi. Pada acara kenegaraan, banyak para pejabat yang memakai kemeja batik.

c.         Dark suit

Pakaian dark suit diangap pakaian resmi untuk budaya berbusana bangsa Indonesia. Namun, pakaian jenis ini dapat dipergunakan untuk pakaian sehari-hari karena ia tidak terlalu formal disbanding dengan black tie.

3.      Busana kerja, harus mampu mencerminkan kepribadian dan profesi. Perusahaan-perusahaan tertentu sudah menyediakan seragam kerja. Tapi jika tidak ada, pakailah busana kerja yang sifatnya mendasar dengan warna putih, hitam, atau coklat.

Busana kerja untuk wanita, sebaiknya berupa :

a.    Gaun terusan dengan blazer.

b.    Rok span dengan blus gaya kemeja.

c.    Rok span, atau celana panjang, blus dan blazer yang terkesan kasual    namun feminim.

Busana kerja untuk pria, sebaiknya berupa :

a.    Kemeja lengan panjang.

b.    Dasi.

c.    Celana panjang.

d.   Ikat pinggang.

e.    Sepatu dan kaos kaki.

f.     Jam tangan.

g.    Jas.

 

2.      MAKE UP

     A. Pengertian Make Up

Tata rias wajah adalah kegiatan mengubah penampilan dari bentuk asli sebenarnya dengan bantuan bahan dan alat kosmetik. Istilah make up lebih sering ditujukan kepada pengubahan bentuk wajah, meskipun sebenarnya seluruh tubuh bisa di hias (make up). Tata rias wajah membutuhkan banyak pengetahuan tentang:

1.Anatomi (untuk memberikan bentuk ideal anggota tubuh).

2.Karakterisasi Warna dan garis ( memberikan karakterisasi personal).

3.Gradasi Warna (untuk memperhalus hasil akhir tata rias).

4.Komposisi Warna.

B. Cara Make Up Natural

1.      Pastikan terlebih dahulu untuk membersihkan kulit wajah sebelum memakai make up. Setelah itu pakailah pelembab yang ringan dan cocok dengan warna dan jenis kulit anda.

2.      Pakailah foundation yang sesuai dengan warna kulit. Anda juga bisa mencoba dengan mencampurkan 2 atau 3 warna untuk menyamarkan dengan warna kulit yang anda miliki agar telihat lebih natural dan alami.

3.      Pakailah kuas untuk memakai bedak padat atau bedak tabur, agar bedak dapat menutup wajah anda dengan sempurna dan tetap terlihat ringan.

4.      Setelah selesai memakai bedak dan foundatin, saatnya untuk memakai eye shadow dengan warna lembut dan natural. Bagi yang memiliki kulit putih sebaiknya memakai warna-warna terang, agar kulit anda tidak terlihat pucat seperti warna biru, hijau dan ungu. Sedangkan bagi yang memiliki kulit kuning langsat dapat memakai warna emas dan coklat. Terakhir bagi pemilik kulit sawo matang dapat memakai eye shadow dengan warna gelap dan matalik, agar kulit anda terlihat bercahaya dan segar, seperti warna emas, coklat, hijau tua dan biru tua.

5.      Gunakan eye brow atau pensil alis agar terlihat lebih hidup. Anda dapat memakainya dengan menekan pelan-pelan dari bagian ujung dalam alis hingga ke bagian luar dari batas alis.

6.      Eyeliner dapat membantu untuk memperindah kelopak alis anda. Maka aplikasikan eyeliner berwarba coklat atau abu-abu agar terlihat natural, atau anda juga dapat mengaplikasikan eyeliner berwaba hitam agar mata terlihat lebih besar dan indah. Aplikasikan dengan menarik garis mulai ujung mata dari bagian dalam hingga mengarah keluar dengan hati-hati.

7.      Jepitlah bulu mata terlebih dahulu sebelum memakai maskara. Setelah itu aplikasikan maskara dengan 1 sapuan saja agar terkesan natural, kemudian sisir bulu mata anda agar tidak terlihat tebal dan mengumpal.

8.      Pakailah lipstik dengan warna natural atau 1 tingkat diatas warna bibir anda. Untuk kulit putih dan kuning langsat dapat mengaplikasikan lipstik dengan warna cerah, seperti pink dan oranye. Sedangkan bagi yang memiliki kulit sedikit gelap cocok sekali memakai lipstik berwarna coklat bersemu oranye.

9.      Langkah terakhir untuk make up natural adalah dengan memakai blush on dengan warna natural, seperti warna merah muda, oranye dan peach. Aplikasikan blush on agar terlihat seperti gambaran ekspresi anda. Arahkan blush on mulai dari tulang pipi hingga bagia telinga dalamagar telihat lbih segar dan fresh.

     C. Cara Make Up Berdasarkan Warna Kulit Wajah

1.      Tata Rias untuk Kulit Kuning Langsat

a.    Kulit: Pilih alas bedak dengan dasar warna agak kekuningan. Caranya, dengan menyampurkan dua sampai tiga warna bergradasi, lalu baurkan dengan spons.

b.    Mata: Bubuhkan eyeliner warna cokelat di bagian atas mata. sapukan perona mata warna cokelat di kelopak, serta warna peach kecokelatan di tulang alis. Untuk bawah mata, beri make up perona warna cokelat tua tipis-tipis. Terakhir, gunakan maskara warna hitam.

c.       Pipi: Bubuhkan perona warna peach untuk hasil yang segar.

d.      Bibir: Oleskan lipstik warna pink nude. Untuk kesan seksi, bubuhi lagi dengan lip gloss bening.

.

2.      Tata Rias untuk  Kulit Sawo Matang

a.       Kulit: Campurkan (blending) alas bedak cair warna sedang dan warna gelap di punggung tangan. Lalu oleskan sedikit demi sedikit dengan spons secara merata.

b.      Mata: Sapukan perona mata warna cokelat matte untuk hasil paling natural. Lalu, aplikasikan eyeliner hanya di bagian atas area dalam. Untuk maskara, pilih warna cokelat tua hingga hitam.

c.       Pipi: Baurkan perona warna peach yang cenderung cokelat. Agar praktis, bisa juga menggunakan bronzer warna serupa untuk hasil yang lebih eksotis.

d.      Bibir: Pertama, oleskan lipstik matte warna nude pucat, lalu lapisi dengan lip gloss warna bening.

3.      Tata Rias untuk Kulit Gelap

a.       Kulit: Biasanya daerah mata cenderung lebih gelap. Agar terlihat alami, tak perlu concealer, cukup foundation saja. Aplikasikan alas bedak warna gelap dengan spons secara merata. Setelah menggunakan bedak, sapukan shimmer powder warna gading pada tulang pipi bawah mata tipis-tipis.

b.      Mata: Gunakan eyeliner warna abu-abu hanya di bagian atas mata. Bubuhkan eye shadow warna tembaga untuk hasil paling alami. Untuk sapuan bebas gumpalan, pilih maskara dengan ujung bulat dan oleskan pada bulu mata secara individu.

c.       Pipi: Perona warna cokelat paling aman untuk kulit ini. Untuk kesan glowing, pulaskan shimmering powder warna tembaga atau bronzer.

d.      Bibir: Oleskan lipstik shimmer warna cokelat muda

4.      Tata Rias untuk Kulit Putih

a.       Kulit: Pilih alas bedak yang mendekati warna kulit, berbentuk krim atau cair. Gunakan kuas besar yang diberi sedikit air. Oleskan sedikit demi sedikit agar hasilnya tidak terlalu putih di wajah.

b.      Mata: Agar terlihat segar, tak perlu eyeliner. Cukup bubuhkan perona mata shimmer warna cokelat kekuningan dan sedikit cokelat tua. Agar praktis, oleskan perona mata berbentuk krim, seperti sheer pink, dan akhiri dengan volumizer mascara.

c.        Pipi: Perona warna pink muda paling cocok untuk kulit putih. Sebaiknya, gunakan kuas besar agar hasilnya alami.

d.      Bibir: Gunakan pensil lipstik warna pink tua untuk membuat garis tepian pada bibir, setelah itu oleskan lip gloss yang berwarna sedikit lebih muda secara merata.

      D. Cara Make Up Berdasarkan Bentuk Wajah

Merias wajah harus memperhatikan berbagai aspek agar wajah terlihat cantik, salah satunya yaitu memperhatikan bentuk atau struktur wajah sebelum memakai make-up. Bentuk wajah dan paduan make-up dalam merias wajah sangat berpengaruh terhadap hasil dan penampilan riasan. Berikut ini beberapa tips dan cara merias dan memberikan make-up sesuai dengan bentuk wajah :

1.      Bentuk Wajah Persegi, bentuk wajah persegi memiliki struktur garis tulang rahang yang keras pada bentuk wajah. Pada bagian rahang dan dahi berikanlah riasan yang lembut dengan teknik shading menggunakan foundation berwarna lebih gelap.
Perhatikan juga bentuk alis, untuk memperhalus garis-garis tulang yang menonjol. Untuk menarik perhatian, sapulah bibir anda dengan warna lipstik yang cerah dan gunakan blush-on warna gelap pada bagian yang tidak ingin ditonjolkan. Lalu sapukan blush-on warna terang untuk menonjolkan bagian yang ingin terlihat berbeda.

2.      Bentuk Wajah Bulat, bagi anda yang memiliki bentuk wajah bulat, gunakanlah foundation warna lebih gelap dari warna asli kulit. Pemberian foundation berwarna gelap ini dimaksudkan agar bentuk wajah terlihat lebih oval. Bentuklah shading pada pipi dan rahang.
Setelah itu, aplikasikan blush-on warna soft pink pada area pipi, tetapi hindari membaurkannya pada bantalan pipi. Hal tersebut dapat membuat wajah Anda semakin terlihat bulat. Untuk mata, sapukan eyeshadow warna gelap agar mata terlihat lebih tajam dan natural.
jangan lupa pulaskan lipstik atau lipgloss warna lembut, untuk memberi kesan wajah lebih oval dan warna bibir tidak nampak menonjol.

3.      Bentuk wajah oval,  beruntunglah bagi Anda yang memiliki bentuk wajah oval, karena semua proporsi bentuk wajah oval dianggap ideal. Untuk menyempurnakan penampilan Anda, perhatikan bentuk lengkungan alis, tetaplah menjaga lengkung alami dari alis Anda agar terkesan tidak terlalu dramatis. Untuk riasan malam hari, tonjolkan riasan bibir atau mata untuk menarik perhatian. Jika Anda ingin membuat bentuk wajah lebih pendek atau lebih kecil, aplikasikan foundation dengan warna lebih gelap dari warna kulit asli Anda.
Lalu terapkan blush-on pada bawah bantalan pipi.

4.      Bentuk Wajah Hati , bentuk wajah ini memiliki dahi yang cenderung lebar dan dagu yang kecil. Untuk menyempurnakan bentuk wajah Anda, sebaiknya alis mata dibiarkan tebal dan dengan bentuk lengkungan yang relatif lurus. Hal ini untuk membantu mengimbangi bentuk wajah Anda. Untuk memberi kesan dagu tampak lebih lebar, oleskan concealer akan memperluas tampilan dagu. Bentuk wajah hati memiliki tulang pipi yang tinggi, maka hindarilah menggunakan terlalu banyak blush-on. Aplikasikan blush-on dengan warna yang lebih gelap agar tulang pipi terlihat lebih pendek.

5.      Bentuk Wajah Lonjong,  sedangkan bagi Anda yang memiliki wajah lonjong, sebaiknya ciptakan tampilan riasan bentuk oval yang ideal karena dapat membuat wajah Anda lebih pendek dan lebih luas.
Oleskan foundation cair sesuai dengan warna kulit ke seluruh wajah. Selanjutnya berikan bedak dengan warna gelap. Untuk menyamarkan potongan rahang yang kuat, Anda dapat membubuhkan blush-on warna gelap dari dagu hingga telinga. Untuk riasan mata, cobalah bereksperimen dengan membubuhkan warna eyeshadow yang berani dan gunakanlah bulu mata palsu untuk membuat tampilan lebih dramatis.

6.      Bentuk Wajah Segitiga, bentuk wajah segitiga dapat dilihat dari ukuran dahi yang kecil. Agar terlihat lebih lebar, maka aplikasikan foundation dengan warna yang lebih muda dari warna asli kulit.
Untuk alis, hindari membentuk lengkungan yang tajam, karena akan membuat bentuk dahi Anda lebih kecil. Untuk riasan bibir gunakan warna lipstik yang sedikit terang, setelah itu berikan lipgloss agar tampilan lebih bersinar.

3.      KOMUNIKASI

        A. Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah kegiatan menyampaikan pesan kepada orang lain yang diharapkan mendapat umpan balik atau respon dari pesan yang telah disampaikan.

1.      Unsur komunikasi :

a.       Komunikator, orang yang menyampaikan isi pesan kepada penerima dengan tanggung jawab sebagai berikut :

1)      Mengirim pesan dengan jelas.

2)      Memilih saluran media komunikasi yang cocok.

3)      Memperhatikan dengan siapa berkomunikasi apa yang disampaikan dan bagaimana cara menyampaikannya.

b.      Message, yaitu informasi yang akan disampaikan bisa berupa berita, saran,perintah, pengumuman, dll. Pesan yang disampaikan bisa ucapan langsung, tulisan, gambar atau kode.

c.       Komunikan, yaitu pihak yang menerima pesan yang telah disampaikan oleh

komunikator. Adapun tanggung jawab penerima pesan, adalah:

1)        Berkonsentrasi pada pesan untuk mengerti dengan baik dan benar pesan yang diterima.

2)        Memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastikan pesan telah diterima dan dimengerti.

d.      Feedback, yaitu tanggapan dari komunikan. Dengan adanya respon dari penerima berita, komunikator dapat mengetahui apakah berita yang dikirim dapat dimengerti oleh komunikan.

2.      Bentuk komunikasi

a.       Komunikasi verbal, bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain, baik melalui tulisan maupun lisan. Komunikasi verbal dibagi menjadi dua, yaitu berbicara dan menulis, mendengar dan membaca.

b.      Komunikasi nonverbal, bentuk komunikasi yang menggunakan bahasa isyarat atau bahasa tubuh.

3.      Syarat Komunikasi :

a.       Data dalam pesan harus memenuhi syarat :

1)      Pesan sesuai yang diharapkan.

2)      Pesan harus objektif.

3)      Pesan harus tepat waktu dan tepat guna.

b.      Cara penyampaian data, yang harus diperhatikan :

1)        Menggunakan bahasa yang baik dan benar sehingga mudah dimengerti oleh komunikan.

2)        Pesan sesuai dengan kenyataan.

3)        Memperhatikan kemampuan orang yang dituju dengan menggunakan sarana yang sesuai dengan situasi dan kondisi.

4)        Kode-kode yang digunakan harus sama agar tidak terjadi kesalahpahaman.

5)        Etika komunikasi, penyampaian pesan atau berita antara komunikator dengan komunikan dengan memperhatikan perilaku serta sikap yang baik dan tidak baik yang dilakukan ketika berkomunikasi.

c.       Meningkatkan keterampilan komunikasi.

Agar keterampilan komunikasi meningkat maka yang harus diperhatikan :

1)        Menilai diri pribadi secara jujur.

2)        Meningkatkan kemampuan komunikasi melalui latihan atau praktik.

3)        Menentukan setiap tujuan komunikasi dengan jelas.

           B. Etika Berbicara

Seorang komunikator harus dapat menggunakan estetika berbicara untuk menarik perhatian lawan bicara/komunikan. Estetika berbicara diantaranya terdiri dari beberapa hal sebagai :

1.         Setiap kata diucapkan dengan jelas dan tepat. Jangan ragu-ragu karena justru akan menimbulkan ketidakjelasan.

2.         Sampaikan materi pembicaraan dengan tidak monoton. Berikan tekanan pada kata-kat atau kalimat tertentu yang dianggap penting.

3.         Komunikator harus bersemangat dalam menyampaikan materi pembicaraan, sehingga komunikan akan terbawa semangat untuk mendengarkan.

4.         Gunakan nada suara yang cukup terdengar oleh lawan bicara. Hindari menggunakan nada suara yang tinggi ataupun nada suara rendah.

5.         Gunakan ekspresi wajah dan tubuh yang sesuai dengan isi pembicaraan.

        C. Etika Bertelepon

2.      Etika Menangani Telepon

Sekretaris atau recepsionis dalam pekerjaan sehari-hari adalah menelepon dan menerima telepon, siap hormat dan ramah dalam menerima telepon atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa apa yang dikatakan oleh orang lain. Berbicara ditelepon diusahakan dengan senyu, janganlah beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikan kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa-gesa atau marah. Berhati-hatilah bahwa nada kesal tidak sampai kentara pada suara anda. Suara anda mewakili suara pemimpin dan perusahaan.

Seringkali orang yang menelepon menari kesimpulan tentang pemimpin dan perusahaan anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, dengan sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama bai kepada perusahaan.

3.      Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon

b.      Menyiapkan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon.

c.       Catatlah nomor-nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakkan dimeja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.

d.      Jangan berbicara kepada orang ketiga saat menerima telepon.

e.       Dalam pembicaraan telepon, kata-kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikan volume suara anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar.

f.       Angkatlah ganggang telepon sebelum ketiga kalinya.

g.      Jawablah dengan memberikan identitas anda, segera tanyakan siapa yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan pemimpin, walaupun dalam keadaan mendesak.

h.      Apabila pemimpin tidak ada ditempat, dan anda tidak dapat membantu penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pemimpin bisa ditemui.

i.        Apabila panggilan telepon datang, sedangkan anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lain, katakana bahwa anda harus menerima telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah panggilan kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu, supaya anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta mintaa maaf karena harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.

4.      Sikap Bertelepon

a.       Cara menelepon

1)      Tekan nomor telepon.

2)      Sampaikan salam dan perkenalkan diri.

3)      Tanyakan nasabah yang anda cari.

4)      Bicara pada pokok persoalan.

5)      Sampaikan terima kasih.

6)      Ucapkan salam

b.      Cara menerima telepon

1)      Angkat telepon, angkat paling lama dering ke 3.

2)      Ucapkan salam dan senyum.

3)      Bicara dengan jelas dan tidak terburu-buru.

4)      Perkenalkan nama kanca/ nama instansi dan tawarkan bantuan.

5)      Tanyakan nama dan keperluan.

c.       Pada saat menstransfer telepon

1)      Jangan lepas sambungan telepon, apabila belum diangkat oleh orang yang dituju.

2)      Cari alternatif lain bila orang yang dituju tidak diketahui.

3)      Sampaikan kepada orang yang ditelepon bila orang yang dituju tidak ditempat, mintalah kepada penelepon untuk meninggalkan pesan.

4)      Catatlah pesan dan sampaikan pesan kepada orang yang dituju.

5)      Apabila tersambung sampaikan nama penelepon dan keperluan kepada orang yang dituju, sehingga penerima telepon tidak lagi menanyakan nama.

d.      Mengakhiri telepon

1)      Tawarkan bantuan terakhir.

2)      Ucapkan terima kasih

5.      Hal – hal yang perlu dihindari saat bertelepon :

a.       DON’T

1.      Berbicara dengan orang lain saat penelepon sedang berbicara.

2.      Mengangkat telepon tetapi tidak langsung bicara atau membiarkan telepon terbuka ketika anda sedang berbicara dengan rekan kerja.

3.      Menguap saat menelepon.

4.      Memotong pembicaraan.

5.      Makan dan minum saat menelepon.

b.      Jangan mengatakan

1.      Ada apa = menantang, tidak senang dengan kehadiran penelepon.

2.      Tidak = tidak mau membantu, penolakan.

3.      Saya tidak tahu = tidak mau membantu.

4.      Ini bukan tugas saya = tidak mau membantu, penolakan.

5.      Ini bukan kesalahan saya = menolak tanggung jawab.

6.      Kebijakan kami memang begini = tidak ada jalan keluar lain.